セールス向けのクラウドサービス「SFA」がなぜ必要なのか。 その理由と選定方法

営業活動を行うにあたって、顧客情報はどのように管理していますか?
営業担当者やチームごとにエクセルなどで管理している会社もまだまだ多いかと思います。
しかし今はSFAと呼ばれる営業支援システムを導入している会社も多いでしょう。
SFAとは何か、どうして必要なのかを調べてみました。

営業向けのサービス「SFA」とは

SFAとはSales Force Automationの略で、顧客情報・商談情報・進捗度合等の一元管理を通じて営業活動を支援するシステムです。
営業活動のプロセスを可視化すること、営業担当者の行動を管理することを目的に利用されています。
製品により機能は様々ですが、ToDo管理・アラート機能等で対応の漏れを防いだり、過去の対応を蓄積しておき、ノウハウの共有をしたりできるものもあります。

「SFA」はなぜ必要なのか

SFAがなくても特に不便は感じていない、という方も多いかもしれません。それでは、どうしてSFAは必要なのでしょうか。
SFAが必要な理由としては、営業担当者の行動管理をするため、営業戦力の不足を補うため、書類仕事のタイムロスを減らすための3つが挙げられます。ひとつずつ見てみましょう。
営業担当者の行動については、営業日報で把握している会社が多いかと思います。
書類やメール等提出の形式は様々だと思いますが、一日の終わりにまとめて書くことが多いのではないでしょうか。
外出をしている営業担当者は、日報提出のために帰社しなければならないこともあり、負担に感じている方は多くいます。
また、その日に何か大きなトピックがあると他の案件について書き忘れることもあり、状況がきちんと共有されているとは言い難いこともあります。
SFAに入力する場合は、既に登録されている企業一社ずつに対してアクションを登録するので、抜け漏れは発生しにくいと言えます。

また、どの会社でも営業戦力にばらつきがあることが多いのではないでしょうか。
第一線で活躍している営業担当者ほど忙しく、経験の浅い営業担当者はそのノウハウを教えてほしくても、なかなか共有する時間が取れないものです。
SFAなら、過去の事例や営業担当者の行動パターンがすべてデータとして記録されているため、直接教えを乞わなくても、誰でも情報を共有することができます。
わざわざ共有のための資料を作成する必要もなく、必要なときに必要な情報にアクセスできるため、営業の効率が格段に上がることが期待できます。

最後に、営業日報にも通じることですが、営業担当者は事務作業の多さに辟易していることが多いものです。
営業としての能力が高いからといって事務処理の能力も高いとは言えず、むしろ苦手に思っている方もいるでしょう。
SFAの中には見積書・請求書等の作成ができたり、システム連携ができたりするものもあります。
見積書・請求書をエクセルで作成することに比べれば、簡単に書類の作成ができるようになります。
また、SFAにはレポート機能があるため、営業の進捗を日常的に登録していれば、営業会議の資料を作成する手間を省くこともできます。
書類の作成が多い場合には、どの書類を減らせるか、見直してみるといいでしょう。

「SFA」の比較ポイント

今やSFAにはたくさんの種類があります。製品を比較検討するときは、何に注目すればいいのでしょうか。
まず一番に考えるべきは、費用対効果が高いかどうかです。
どんなに優れたシステムでも、費用が高すぎては導入する意味がありません。月額の費用も利用人数に関わらず一定料金の製品や、アカウントあたりで値段が決まっている製品があるため、利用人数等を加味して月額の費用を比較するといいでしょう。
また、初期費用やオプション料金が別途かかる場合もあります。
利用目的や必要な機能等を洗い出して比較してみてください。

必要な機能の洗い出しは、金額に関係なく行う必要があります。
導入目的になっている機能があるかどうかはもちろんですが、必要以上に高機能なシステムだと、操作が複雑で使いこなせない可能性もあります。
利用目的に合わせ、必要十分な機能が備わっているシステムを選びましょう。

もちろん、導入したシステムは使われなければ意味がありません。可能であれば、体験版のあるシステムは一通り現場の営業担当者に触ってもらうのがいいでしょう。
現場レベルでないとわからない使いやすさや見やすさがあるので、導入前に現場の意見を聞くことはとても大切です。

最後に、ベンダーのサポート体制がどうなっているかも確認しておきましょう。導入して終わりでは導入後トラブルがあったときに困ってしまいます。特に他のシステムとの連携を考えている場合には、サポートがあることはもちろん、連携できるシステムの種類やデータがエクスポートできるか等の確認も必要です。

まとめ

SFAを導入すれば、営業部内での進捗管理やノウハウの共有などがスムーズになるだけでなく、書類関係の仕事を減らすことも期待できます。しかし現場にそぐわないシステムを導入してしまうと、逆に仕事を増やしてしまうことにもなりかねないので、導入の目的を明確にし、業務フローに合ったシステムを探しましょう。